Die Entgeltbescheinigungsverordnung ersetzt die bisherige Entgeltbescheinigungsrichtlinie. Sie ist inhaltlich im Wesentlichen mit der Entgeltbescheinigungsrichtlinie identisch, im Unterschied dazu jedoch für alle Arbeitgeber rechtlich verpflichtend.

Verbindlich vorgeschrieben ist, dass jeder Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erhält. Diese Verpflichtung entfällt, wenn sich - bis auf den Abrechnungszeitraum - keine Änderungen gegenüber der letzten Bescheinigung ergeben haben. Die Abrechnung muss unter anderem Angaben über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hierbei sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

Die Entgeltbescheinigung dient nicht allein der Information des Beschäftigten, sondern wird vielfach zum Nachweis des Arbeitsentgelts gegenüber öffentlichen Stellen oder anderen Dritten verwendet. In der Praxis unterscheiden sich die Bescheinigungen bisher zum Teil deutlich, was die Nutzung der Entgeltbescheinigung erschwert.

Mit Einführung der Entgeltbescheinigungsverordnung wird der Aufbau der Bescheinigung normiert und die Begriffe vereinheitlicht. Dies vereinfacht vor allem die Verwendung der Bescheinigung für die Beschäftigten oder andere berechtigte Stellen, zum Beispiel Sozialleistungsträger, die diese Bescheinigungen erhalten.

Inhalt der Entgeltbescheinigung

Da sich die Entgeltbescheinigungsrichtlinie inhaltlich bewährt hat, wird der Wortlaut der Richtlinie weitestgehend übernommen.

Es sind Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer zu machen, unter anderem werden angegeben:
persönliche Daten und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers,
Beschäftigungsbeginn,
bescheinigter Abrechnungszeitraum,
Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage,
Beitragsgruppenschlüssel,
ob in der Pflegeversicherung ein Beitragszuschlag für Kinderlose nach § 55 Absatz 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch (SGB XI) erhoben wird.

Neue Inhalte der Entgeltbescheinigung

Neu hinzugekommen zu den Inhalten, die bereits die Entgeltbescheinigungsrichtlinie festgelegt hatte, sind Kennzeichen über die Anwendung der Gleitzone und das Vorliegen einer Mehrfachbeschäftigung.

Im Übrigen werden Begriffe wie "Gesamtbrutto", "Nettoentgelt" und "Auszahlungsbetrag" erstmals verbindlich definiert.

Um ein hohes Maß der Normierung zu erreichen, sind weitere Angaben, die dem Arbeitgeber bisher optional möglich waren, zukünftig nur noch in sehr engen Grenzen zugelassen.

Einführung der verbindlichen Regelungen

Die Entgeltbescheinigungsverordnung tritt am 1. Juli 2013 in Kraft. Die meisten Entgeltabrechnungsprogramme bieten die Entgeltbescheinigung bereits auf der Grundlage der aktuellen Richtlinie an. Die sich nun durch die Verordnung im Vergleich zur Richtlinie ergebenden Anpassungen werden von den Softwareherstellern rechtzeitig zum Inkrafttreten der Verordnung in die Abrechnungsprogramme integriert werden.